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会议接待方案
发布时间:2013-12-27  浏览量:【1  www.kanghuikefu.com

摘要:会议接待方案

关键词:会议接待方案

会议接待方案

 

一、会前筹备工作

1、根据会议规模,确定接待规格。

2、发放会议通知和会议日程。

3、选择会场。

二、会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。
  1、根据会议内容,在场内悬挂横幅。

2、门口张贴欢迎和庆祝标语。

3、会场内花卉的摆放。

4、桌面上如需摆放茶杯、矿泉水,应擦洗干净,摆放美观、统一。

5、调试灯光、音箱、话筒、入场音乐、电脑、幻灯片、音像设备。

6、摄影师的位置、摄影所需椅子等。
 
 三、坐席的配置

坐席的配置要适合会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:
  1、圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适于1020人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。
  2、口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。
  3、教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。
 
 四、会议资料的准备

会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。
  五、会议前的接待礼仪。
  1、会前检查。
  这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。

2、提前进入接待岗位。
  接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。
  ①签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。
  ②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。
  ③接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。
  六、会议中的服务礼仪
  会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为其添茶水。及时为其清理桌面垃圾。

七、会后服务
  会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好会后处理工作。
  1、清理会议文件。根据保密原则,回收有关文件资料。

2、整理会议纪要。

3、新闻、信息报道。

 

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